Wanneer je als InDesign-gebruiker te maken krijgt met InCopy, betekent dit dat je verantwoordelijk bent voor de workflow. Zo moet je eventueel tekstbestanden naar InCopy omzetten en je bepaalt aan welke delen van je opmaak redacteuren inhoudelijk aan de tekst kunnen werken.
Sinds CS2 kun je werken met Toewijzingen (Assignments) die een deel van het InDesign document kunnen bevatten. Je wijst dan teksten toe aan een Toewijzing. Zo kun je een document van 30 pagina's bijvoorbeeld opdelen in drie maal 10 pagina's voor de redactie.
Eigenlijk is de workflow voor InDesign/InCopy ontworpen voor het werken vanaf dezelfde server voor zowel de InDesign-gebruiker als de InCopy-gebruiker. Maar vaak is dit niet mogelijk en wordt er via email gewerkt. Dan is het zaak om alle benodigde bestanden op te sturen en na correctie weer terug te plaatsen in dezelfde map en de oudere versies te overschrijven.
Dat ging nogal eens mis in de praktijk!
Daarom heeft Adobe in CS3 Paketten (of Packages) toegevoegd: deze pakken alle benodigde bestanden voor een Toezwijzing in een handig paketje samen dat je direct kunt e-mailen. De ontvanger dubbelklikt op dit paketje en ziet alle benodigde bestanden in InCopy. Zijn de wijzigingen klaar, dan wordt er weer een paketje teruggestuurd.
Maar nu blijkt dit toch vaak fout te gaan: als een InCopy-gebruiker het pakketje dubbelklikt, worden de bestanden daarin uitgepakt in de map InCopy Toewijzingen in de Documenten-map van de gebruiker. Deze lokatie is NIET aan te passen. Na het uitpakken in de map Documenten worden deze bestanden direct geopend in InCopy.
Hierdoor lijkt(!) het alsof het pakketje direct in InCopy wordt geopend.
Wat gaat er nu vaak fout: de InCopy-gebruiker dubbelklikt op het pakket, de bestanden openen automatisch in InCopy. Dan worden wijzigingen aangebracht in de tekst en het document wordt gesloten. Lunchpauze! Daarna wil de InCopy-gebruiker weer verder werken en dubbelklikt opnieuw op het pakket... en weg zijn alle wijzigingen!!
Een pakket kun je zien als een zip-bestand: wanneer je afbeeldingen in een zip bestand ontvangt, je pakt het zip bestand uit en je bewerkt de beelden dan sla je die gewijzigde beelden op, bijvoorbeeld in de map Documenten.
Wanneer je later nog wat wilt wijzigen dubbelklik je natuurlijk niet op het zip bestand, want dan worden de oude beelden simpelweg opnieuw uitgepakt. Je opent dus de bewaarde beelden in de map Documenten.
Zo gaat het ook met de pakketten van InDesign/InCopy: als je het pakket dubbelklikt pakt het zich altijd uit in de map Documenten, deze worden dan automatisch geopend in InCopy.
WIS NU HET ONTVANGEN PAKKET! (of: bewaar het ergens veilig op een CD).
Open en bewerk nu enkel nog de bestanden die zijn uitgepakt in de map Documenten!
Ben je klaar, maak dan een pakket voor de InDesign-gebruiker.
Voor de InDesign-gebruiker geldt dat de pakketten worden uitgepakt in de originele mappen van het InDesign bestand (gelukkig maar). Je kunt na het uitpakken het pakket (zeg: het zip bestand) wissen. Werk verder met de uitgepakte Toewijzingen.
